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公司公章应该由谁来保管?与公章有关的那些事!

承德市司法局 2021-10-11 14时31分浏览次数:

       公司公章对外代表公司,是公司意志的具象化表达。由于各种原因,实践中经常出现公司公章保管及归属的争议。此类纠纷司法实践一般归入“公司证照返还纠纷”案由项下。表面上是返还公章、证照等原物,实质上往往涉及公司内部治理中各股东对公司控制权的争夺。下面来看一则典型案例一起来了解一下。


案情简介

       龙源公司注册资本200万元,大股东为傅某,持股占比40%,任执行董事、法定代表人,其余三位股东王某、李某、刘某各占20%。公司章程规定,公司不设董事会,设执行董事一人,由股东会选举产生,股东会会议按照出资比例行使表决权,经表决权过半数的股东同意通过。执行董事为公司的法定代表人,可连选连任。

       2016年2月,龙源公司召开临时股东大会,参加会议的股东王某、李某、刘某作出决议:免去傅某执行董事、法定代表人职务;选举王某为公司执行董事、公司法定代表人。原执行董事傅某应与新任执行董事王某办理交接手续(包括公司公章、财务章、企业法人营业执照等)及配合办理公司变更登记手续。

       后龙源公司起诉至法院,要求:傅某返还龙源公司证照,包括公司公章、法定代表人印章、公司财务专用章、合同专用章、发票专用章、营业执照正副本、开户许可证、公司财务账簿等。傅某辩称,自己系大股东,有权掌握公司公章等资料;2016年2月股东会决议无效,其已经另行提起诉讼,本案应当中止审理。经查,傅某提起的公司决议无效之诉,因傅某经传票传唤,未到庭参加诉讼,已经裁定按撤诉处理。一审法院支持了龙源公司的诉请。傅某不服上诉至北京一中院,二审驳回上诉,维持原判。


判决理由

       北京一中院经审理认为,2016年2月,龙源公司召开股东会并形成决议,免去傅某执行董事职务和法定代表人职务,选举王某为公司执行董事,并担任公司法定代表人,傅某与王某办理交接手续。上述股东会决议未经法定程序撤销或者被认定无效、不成立,对各方均具有约束力,傅某作为公司的原法定代表人,应当执行该决议。

       王某依据上述股东会决议成为龙源公司新的法定代表人,其作为公司法人的意思表示机关,代表法人从事民事活动,对外有权以公司的名义从事法律行为,对内有权主持公司的经营管理工作。王某以公司新法定代表人的身份以公司名义起诉傅某返还公司经营所需公章、证照及公司财物等,有事实及法律依据,应予支持。

       傅某上诉主张,本案应当以傅某起诉确认公司2016年2月决议无效诉讼的处理结果为依据,但该案已按撤诉处理,傅某的上述主张,已无事实依据,本院不予采信。最终北京一中院判决:驳回上诉,维持原判。


法官说法

1.公章的产生

       印章在历史上源远流长,一度被视为权力的象征。随着社会的发展,公章的重要性有所降低,其功能与自然人签字基本具有同等的法律效力。公司如何取得公章呢?《公司登记管理条例》第25条规定,公司凭公司登记机关核发的《企业法人营业执照》刻制印章。

2.公章的归属

       从所有权的角度看,公司是依法独立享有民事权利、承担民事义务的主体,公司公章当然属于公司所有,并非公司股东、法定代表人、公司董监高等人的“私人财产”。他人在被授予相应权限的前提下,可以占有或控制公司公章。

3.公章的掌管

       我国《公司法》并未明确规定公章应当由谁来实际占有和控制,该问题属于公司内部意思自治的范畴,可以由股东会决议、公司章程等加以明确。实践中,公司的股东、法定代表人、董事、经理等均可能实际控制公章。若公司内部并未明确规定,一般认为法定代表人基于其代表权可以当然掌管公司公章。

4.公章的功能

       公章的功能在于意思表示。一般情况下,公司的交易对手方可以凭借公章之印从而推定相关内容为公司的意志。但公章并不是万能的,该种推定可以被推翻,加盖公章的效力本质上取决于盖章之人的权限。《九民会议纪要》明确规定“人民法院在审理案件时,应当主要审查签约人于盖章之时有无代表权或者代理权,从而根据代表或者代理的相关规则来确定合同的效力。”简言之,假章未必无效,真章也不必然有效。

5.公章的诉讼

       当事人起诉返还公章、证照等,案由为“公司证照返还纠纷”,原告为公司,被告为无权占有者,相关股东等利害关系方可视案情情况列为第三人。一般认为,该类诉讼属于公司类的侵权案件,可由被告住所地、侵权行为实施地、侵权结果发生地法院管辖。公司公章是公司效力最大的一枚章,是法人权利的象征。除法律有特殊规定外(如发票的盖章),均可以公章代表法人意志,对外签订合同及其他法律文件。凡是以公司名义发出的信函、公文、合同、介绍信、证明或其他公司材料均可使用公章。一般来说,公章的掌管者应该是公司创业者或其最信任的人,例如董事长或总经理。


知识延伸
一、公司有什么章?

       公司章主要有5枚,分别是公章、财务章、合同章、发票章、法人代表人名章。需要注意的是,除法人章外,其它4个章需要根据相关规定到工商、公安、开户银行备案或预留印鉴。

法人代表章是以法人代表的名字篆刻的印章。法定代表人章如果单独使用代表法定代表人自己,如果与公章一同使用就代表公司行为。

      公章就是一个公司或组织的章,对外对内代表公司。名称与执照上的名称一致,一个字都不能差。

二、公司的印章应该怎么保管?

       公司各种印章的权限不一,所以说公司印章的保管工作必须要引起重视。

公司印章的保管,应实行印章专人保管、负责人印章与财务专用章分管的制度,并严格执行保管人交接制度。一般来说,公司印章的保管具体可以采用以下措施。

       1、印章管理者:明确印章管理者的岗位法律风险防控意识及责任。

       公司可以要求印章保管或管理者签订“法律风险岗位承诺书”,明确保管者的法律风险防控意识及职责。

       同时也要加强对他们印章管理工作的法律防范教育,使其充分认识到印章的重要性,加强印章管理的技能和法律风险防范意识。

       在加强管理者的岗位意识的同时,也要建立规范的印章管理规定。如明确印章管理者的管理职责,规范印章使用的业务流程,以及定期检查印章使用情况等,使印章管理工作做到有规可依,有章可循。

       2、印章使用:建立并使用统一的印章使用审批制度和使用登记表。

       公司应建立并使用统一的印章使用审批制度和使用登记表,使用者要遵守公司的印章使用规定。一般来说,经企业领导批准后,印章使用者应填写统一的用印登记表,企业文书人员对用印文件要认真审查,审核与申请用印内容、用印次数是否一致,然后才能在相关文件上用印。

       需要注意的是,使用印章时,要确保由印章保管人员亲自用印,不能让他人代为用印,同时不能让印章离开印章保管人员的视线。一般情况下,未经企业主要领导亲自批准,不允许使用者将印章携带外出,即使需要外出携带,最好指定可信任的人随往,确保印章安全。

       3、严格控制或禁止在空白文件上盖印章。

       印章使用过程中,印章管理者一定要确保使用者不能在空白文件,如空白纸张、空白单据、空白介绍信等上面加盖公司印章,如遇特殊情况,必须要经过公司核心管理者的同意,如果加盖印章的空白文件无用后,持有者也要该空白文件退回印章管理部门(如行政部、办公室),请其妥善处理,从而确保用章安全。

       4、对变更或撤销的部门或公司及时处理相关印章。

       企业所属部门发生变更或被撤销后,印章统一管理部门必须收缴部门印章及用印记录;所属分公司注销后,在工商注销手续完成后,必须收缴分公司包括行政印章、合同专用章、财务专用章、负责人名章等在内的全部印章及用印记录;项目部关闭后,项目部印章及用印记录必须全部上缴企业印章管理部门。企业印章管理部门会同法律部门将收缴的印章统一销毁,用印记录由印章管理部门按档案管理规定存档。

       5、印章不小心遗失了,该怎么办?  

       印章遗失必须在第一时间向公安机关报案,并取得报案证明,同时在当地或项目所在地报纸上刊登遗失声明。之后,在进行补刻时,要拿上公安机关的报案回执、登报申明、补刻印章申请书等材料到当地公安机关进行备案,然后到指定印章公司进行刻章。

注意:公章丢失,即使自己保留了所有的公章信息,例如样式和编码,也不能私自进行刻章,否则将面临拘留的行政处罚。
公司印章的法律效力公司印章的法律效力对印章法律效力的评判,是价值判断而非事实认定,所以主要体现在发生争议时。

三、实践中经常碰到的情形
1、错用印章

       内部印章对外使用,如人力章、行政章对外签订合同。印章类型错误使用,如对账单上加盖税务章,劳动合同加盖财务章。一般情形下仅有印章不发生效力,但如盖章的同时有经办人签字,则是否对公司生效取决于该经办人是否为代理人或合同指定的特定经办人。

2、伪造印章

       如果经鉴定与工商、公安备案的印鉴不一致,一般可认定不代表公司意思,也就是公司无需对此负责。但是,如果公司的法定代表人同时有签字(不是签章),一般会推定对公司有约束力。

       如果与相同的交易对象有类似交易并已履行完毕(典型如之前的合同、对账等),也会推定对公司有约束力。

3、分公司印章的效力

       根据公司法,分公司不具备法人资格,产生的责任由公司承担,其地位类似于公司的内设机构。但分公司与普通内设机构因公司法的特殊规定而产生不同的后果,如分公司可以作为民事纠纷中的被告,而内设部门就不行。公司的事务加盖分公司的印章,一般会对公司有约束力。

       所以,在平时工作中一定要掌握好公章的用途和使用方式 。当然公司注销过后,公章也应及时去注销。

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